10 Tipps für eine gelungene Weihnachtspost

Am Jahresende steht für viele Firmen und Gewerbetreibende die wahrhaft letzte Herausforderung in einem Geschäftsjahr an. Damit ist nicht etwa die Weihnachtsfeier oder der Jahresabschluss gemeint, sondern die allseits bekannte und doch immer wieder in ihrer Wirkung unterschätzte Firmen-Weihnachtskarte.

Tipp 1: Persönliche Grüße kommen besser an

Egal, welchen Weg Sie nutzen, um Ihre Grüße zu übermitteln, je persönlicher, desto besser. So zeigen Sie dem Empfänger, dass die Nachricht individuell und nur für ihn bestimmt ist.

Tipp 2: Post statt E-Mail

Wenn Sie mit Ihrer Weihnachtspost einen bleibenden und vor allem persönlichen Eindruck hinterlassen möchten, sollten Sie Ihren Geschäftspartnern eine „echte“ Weihnachtskarte (oder Weihnachtsbrief) zusenden. Wer sich dennoch für eine E-Mail oder E-Card entscheidet, sollte diese zumindest individuell gestalten und von Jux-Mails unbedingt absehen.

Tipp 3: Weihnachtsgrüße per Post - Karte oder Brief?

Zunächst sollten Sie entscheiden, ob Sie Ihre Weihnachtsgrüße in Form einer Karte oder eines Briefes versenden möchten. Im Folgenden einige Entscheidungshilfen:

Die Weihnachtkarte
Eine Weihnachtkarte sollten Sie wählen, wenn zu dem Kunden oder Geschäftspartner noch kein intensives persönliches und geschäftliches Verhältnis besteht. Zudem bietet sich die Karte bei einer großen Anzahl von Adressaten an, da Sie – meist aus zeitlichen Gründen – nicht jedem Empfänger individuelle Grüße schreiben können. Generell gilt, die Weihnachtskarten sollten hochwertig und individualisiert sein sowie in einem eigenem Kuvert verschickt werden.

Der Weihnachtsbrief
Bei längjährigen und persönlich wertvollen Geschäftspartnern können Sie sich auch für einen Weihnachtsbrief entscheiden. Es steht Ihnen entsprechend mehr Platz zur Verfügung, um dem Empfänger ganz individuelle Wünsche auszurichten, gemeinsame Arbeitserfolge oder Erlebnisse anzusprechen und ein paar besinnliche Worte zum Fest zu schreiben.

Der Brief sollte aus qualitativ hochwertigem Papier bestehen. Das eigene Firmenlogo ist kein Muss – kann jedoch bei Bedarf eingedruckt werden. Evtl. können Sie zusätzlich noch Ihre Firmenadresse angeben. Auf keinen Fall jedoch sollte der Weihnachtsbrief sonstige geschäftliche Details, wie Handelsregisternummer, Bankverbindungen oder gar Eigenwerbung enthalten.

Der Kompromiss
Um beiden genannten Fällen gerecht zu werden, ist die Kombination aus Weihnachtskarte und –brief zu empfehlen. Die große Masse sprechen Sie mit Weihnachtskarten an und wenigen ausgewählten Kunden und Geschäftspartnern senden Sie Ihre persönlichen Grüße in einem Weihnachtsbrief.

Tipp 4: Motivwahl - welchen Weihnachtsgruß für welche Branche?

Bei der Auswahl der Weihnachtskarte sollten Sie auf ein geschmackvolles Motiv achten, das zum Stil des eigenen Unternehmens passt. Kitschige Weihnachtsmotive sind nun mal nicht jedermanns Geschmack. Passen Sie daher den Grußtext, die Gestaltung und das Design der Weihnachtskarte an die Anforderungen und das Image der jeweiligen Branche an. Vom Banker oder Versicherer beispielsweise wird Seriosität erwartet, daher bieten sich hier eher klassische und dezente oder auch internationale Kartenmotive an.
Die Mode-, Kommunikations- oder Medien-Branchen stehen hingegen für Kreativität und Individualität. Hier dürfen Sie mit der nötigen Portion Mut an die Auswahl der Farben und Motive gehen, die Karten sollten durchaus modern, auffällig oder auch humorvoll sein. Sinnvoll ist es auch, sich bei der Farbauswahl an den Farben des eigenen Firmenlogos zu orientieren. Oder Sie lassen sich eine eigens für Ihr Unternehmen designte Karte produzieren. Solche individuellen Wünsche erfüllen wir gerne für Sie. Sprechen Sie uns an, wir beraten Sie gerne.

Tipp 5: Text - handschriftlich oder mit Eindruck?  

Für besondere, wertvolle Kontakte sollten Sie sich für Ihre Weihnachtsgrüße etwas Zeit nehmen. Im Idealfall  - persönlicher geht es nicht - schreiben Sie individuell und handschriftlich in jede Karte oder Brief einen Weihnachtsgruß. Am besten mit einem Füller – wegen des feineren Schriftbildes.

Zugegeben, wer mehr als fünf bis zehn wertvolle Kunden hat, wird hier mit sehr hoher Wahrscheinlichkeit an seine (zeitlichen) Grenzen stoßen. In diesem Fall können wir Ihnen die unterschiedlichen Angebote unseres Kartenverlages zur Individualisierung und Gestaltung Ihrer Karte wärmstens ans Herz legen. Vom eigenen Text, einem stimmigen Zitat über künstlerische weihnachtliche Dekore bis hin zum Eindruck des Firmenlogos und der eigenen Unterschrift gibt es viele Möglichkeiten, um einen bleibenden Eindruck beim zukünftigen Empfänger zu hinterlassen.

Tipp 6: Was ist beim Grußtext zu beachten?

Prüfen Sie Ihre Weihnachtsgrüße aus dem letzten Jahr! Sie sollten es vermeiden, den gleichen Weihnachtsgruß zweimal hintereinander zu verschicken. Wenn nicht alles per Hand geschrieben werden kann, können Sie Ihre Weihnachtskarten mit Texteindruck bestellen. Wahlweise mit einem vorformulierten oder individuellen Text. Hier können Sie beispielsweise zusätzlich einen persönlichen Schlusssatz handschriftlich hinzufügen.

Zum guten Ton gehört es auch, den Empfänger mit Namen anzusprechen. Wenn ein guter persönlicher Kontakt zum Empfänger besteht, sollten Sie anstatt der Formulierung „Sehr geehrte/r ....“ besser die Formulierung „Liebe/r...“ verwenden.
Zudem ist es empfehlenswert, die Weihnachtskarten persönlich zu unterschreiben. Alternativ kann die Unterschrift auch bereits in die Karte eingedruckt werden (darauf achten, dass die Unterschrift in blau eingedruckt wird). Von der Unterschrift eines stellvertretenden Mitarbeiters („i. A.“) sollten Sie absehen. Damit würden Sie Ihre Wertschätzung vermissen lassen und es könnte beim Empfänger als unpersönlich oder gar unhöflich gewertet werden.
Weihnachtsgrüsse sind - auch im Geschäftsbereich - in erster Linie persönliche Grüße. Daher sollten Sie Angaben zum Unternehmen oder der eigenen Position weglassen. Angaben zum Unternehemen sollten an anderer, seperater Stelle Erwähnung finden.
Also nicht:
„Mit freundlichen Grüßen, Freud GmbH, Max Mustermann, Leiter der
Presseabteilung“, sondern besser „Viele Grüße ins verschneite München, Max Mustermann“.
Stellen Sie sicher, dass der Adressat erkennen kann, von wem der Gruß kommt. Ist Ihre eigene Unterschrift nicht auf Anhieb lesbar, sollte der Name noch einmal unter der Unterschrift wiederholt werden. Ihre  Unterschrift bzw. der Text sollte nicht mit Kugelschreiber, sondern mit Füller geschrieben werden. Die Standardfarbe ist Blau (gilt auch für den Eindruck der Unterschrift).

Beispiele:
Die Grußtexte sollten, neben den besten Wünschen zum Fest, auch eine persönliche Note haben. Hier vier Textbeispiele für eine Weihnachtkarte:

• Mit diesem Weihnachtsgruß verbinden wir unseren Dank für die angenehme Zusammenarbeit und wünschen für das neue Jahr Gesundheit, Glück und Erfolg.
• Wir möchten uns herzlich für Ihr Vertrauen in unser Unternehmen bedanken und wünschen Ihnen angenehme, erholsame Feiertage sowie ein glückliches neues Jahr.
• Herzlichen Dank für Ihr Vertrauen und Ihre Treue in unser Unternehmen. Frohe Festtage und alles Gute im neuen Jahr wünscht Ihnen...
• Wir wünschen Ihnen und Ihren Mitarbeitern frohe Festtage und ein erfolgreiches neues Jahr, verbunden mit bestem Dank für die gute Zusammenarbeit.

Tipp 7: Postskriptum – ja oder nein?

Ist in der Praxis eher unüblich, kann jedoch genutzt werden, um zusätzliche persönliche Anliegen anzusprechen, z. B.:
„Ich freue mich bereits darauf, Sie bei der ......Messe wiederzusehen.“ oder
„Vielleicht treffen wir uns im neuen Jahr anlässlich des.... Es würde mich freuen.“

Sie sollten es jedoch vermeiden, Geschäftliches anzusprechen, wie z. B.
„Bei unserem vereinbarten Treffen Anfang Februar sollten wir ... besprechen“ oder
„Besuchen Sie unseren Online-Shop – wir haben Sonderkonditionen für unsere Stammkunden im Angebot.“

Tipp 8: Der Briefumschlag

Es ist üblich, die Empfängeradresse handschriftlich zu schreiben. Ist dies aus Zeitgründen nicht möglich, sollten die Adressen zumindest direkt auf die Briefumschläge gedruckt werden. Besonders eindrucksvoll sind Kuverts mit aufgedruckten weihnachtlichen Motiven, diese fallen in der Masse der Weihnachtspost umsomehr auf. Für die Frankierung Ihrer Weihnachtspost sollten Sie auf eine Frankiermaschine verzichten und stattdessen echte Briefmarken, am besten Sondermarken, verwenden.

Tipp 9: Nur kleine Geschenke für den Geschäftspartner

Weihnachten ist nun mal auch das Fest des Schenkens und Beschenktwerdens. Geschmackvolle Firmenpräsente sind, speziell für besonders treue oder enge Geschäftsbeziehungen, ein willkommenes Mittel zur Kundenbindung. Doch Vorsicht: Konfrontieren Sie ihre Geschäftspartner nicht mit allzu großen, überteuerten und damit unangemessenen Geschenken. Es sind bekanntlich die kleinen Dinge, die die Freundschaft erhalten. Große Geschenke könnten als übertrieben angesehen werden. Also, weniger ist mehr!

Tipp 10: Richtiges Timing!

Es klingt selbstverständlich – und trotzdem:
Es gibt nichts schlimmeres, als Weihnachtskarten im Januar zu erhalten. Mit einem solchen Fauxpas zeigen Sie sich bei Ihren Kunden und Geschäftspartner in einem eher schlechten Licht. Um sicher zu gehen, dass Ihre Post rechtzeitig ankommt, sollten Sie in der Weihnachtszeit Ihre Grüße rund 10 bis 14 Tage (nationale Post) bzw. 14 bis 20 Tage (internationale Post) vor den Feiertagen versenden. Und: Sie sollten dabei auch den internen Postweg eines Unternehmens mit einkalkulieren.

Extra-Tipp:

Was tun, wenn Sie kurz vor Weihnachten einen Weihnachtsgruß von einem Geschäftspartner erhalten, dem Sie selbst nicht geschrieben haben? Eine einfache und elegante Lösung ist, dem Absender eine Karte oder Brief mit den besten Wünschen für das neue Jahr zu schicken.